Polscy przedsiębiorcy zamiast samodzielnie zajmować się finansami lub zatrudnić specjalistę,  coraz chętniej powierzają prowadzenie księgowości zewnętrznym podmiotom. Dlaczego firmy stosują takie rozwiązanie? Przedstawiamy cztery powody, dla których warto rozważyć skorzystanie z outsourcingu księgowości lub innych procesów.


Księgowość stanowi jeden z najważniejszych elementów funkcjonowania każdej firmy. Dobrze prowadzona pozwala na bieżącą kontrolę kondycji finansowej przedsiębiorstwa, a także monitorowanie przepływów pieniężnych. Przedsiębiorcy często szukają różnych rozwiązań na prowadzenie księgowości. Jednym ze sposobów na zarządzanie budżetem firmowym, coraz częściej jest przekazanie działań firmie specjalizującej się w księgowości. Dlaczego warto nawiązać taką współpracę?

Po pierwsze – oszczędność pieniędzy

Zatrudnienie specjalisty ds. księgowości to dodatkowe koszty dla przedsiębiorstwa. Pierwsze są związane z procesem rekrutacji, a także przeszkoleniem nowego pracownika. W drugiej kolejności należy zadbać nie tylko o wydzielenie przestrzeni i sprzętu biurowego, opłacenie składek, ale również stałą pensję. Warto pamiętać, że podczas nieobecności pracownika należy również zatroszczyć się o zastępstwo, co niesie za sobą kolejne koszty. Zarządzanie księgowością to także konieczność zakupu odpowiedniego oprogramowania, zgodnego z przyjętymi normami, które umożliwi sprawne prowadzenie działań. Koszty w tym przypadku nie są jednorazowe. Aktualnie na popularności zyskują abonamenty, w ramach których możliwy jest dostęp do odpowiednich programów, jednak każdy wiąże się z dodatkowymi kosztami. Przekazanie działań związanych z prowadzeniem księgowości firmie zewnętrznej stanowi więc dobre rozwiązanie dla przedsiębiorcy, ponieważ w takim przypadku ponosi on koszty tylko za usługę, które są niższe.  

Po drugie – księgowość w dobrych rękach

Przedsiębiorstwa, które decydują się na prowadzenie księgowości przez firmę zewnętrzną mogą przede wszystkim liczyć na pomoc eksperta. Pracownicy w firmach specjalizujących się w księgowości mają duże doświadczenie, które zdobywają współpracując przy różnych projektach. Śledzą rynek, dzięki czemu są na bieżąco, orientują się we wszystkich aspektach prawnych, a także potrafią szybko reagować na zmiany. Ich profesjonalizm dotyczy również raportowania.

– Eksperci z zewnętrznych firm bardzo dobrze orientują się w przepisach, są również wsparciem w zakresie kwestii regulacyjnych. Specjalizują się nie tylko w księgowości, ale w całych procesach księgowych – ustawiają je optymalnie, wdrażają procedury, które mają na celu zapewnienie prawidłowości rozliczeń z władzami skarbowymi. Dzięki ich działaniom rośnie wiarygodność, terminowość i zgodność ze stanem faktycznym informacji na temat finansów firmy – tłumaczy Wojciech Kryński z Ground Frost, zajmującej się usługami z zakresu księgowości.

Po trzecie – nie tylko księgowość

Outsourcing może dotyczyć wszystkich procesów, które są uważane przez firmę za niestanowiące podstawę jej działalności. W każdym przedsiębiorstwie takich procesów jest wiele a zaliczyć do nich można m.in.: dokonywanie płatności, zarządzanie płynnością czy ściąganie należności. Takie działania pochłaniają czas kierownictwa, a nie prowadzą do tego, co w firmie jest najważniejsze czyli zwiększania sprzedaży, pracy nad produktem, utrzymywania relacji z klientami.

– Ściąganie należności, jest absolutnie kluczowe dla płynności firmy, ale często w firmach nie ma się kto tym zająć. Zadania z tym związane często są wykonywane przez osoby, które w danej chwili mają czas czyli czasami księgowe, czasami sprzedawcy, a czasami prezes. W efekcie – nikt nie kontroluje tego procesu, a klienci płacą w dowolnym terminie. Przerzucenie tego procesu na usługodawcę, wraz z wytyczeniem zasad, według których ten proces powinien przebiegać zapewni natychmiastową poprawę płynności firmy – wyjaśnia Wojciech Kryński.

Po czwarte – zaoszczędź czas na rozwój firmy

Outsourcing procesów jest dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw, które rozwijają się dynamicznie i nie chcą tracić czasu na kwestie administracyjne. Dzięki temu nie muszą na bieżąco śledzić zmian ani nadzorować obiegu dokumentów. Wszelkie aktywności związane z prowadzeniem księgowości, czy innym określonym procesem przejmuje na siebie firma zewnętrzna, która jest zobowiązana do przesyłania analiz oraz raportów z prowadzonych działań.

– Firmy nie tracą czasu na wykonywanie przelewów, fakturowanie lub ściąganie należności, dzięki czemu uwalniają czas i zasoby na sprzedaż lub rozwój produktu. Eksperci automatyzują to co możliwe, bazują na elektronicznej wymianie danych i stają się „zewnętrznym działem wewnętrznej księgowości”. Dodatkową korzyścią dla firm jest pełna transparentność działań. Przedsiębiorca na każdym etapie może sprawdzić działania, a także uzyskać najważniejsze informacje – wyjaśnia Kryński.


Źródło: Ground Frost – grupa firm oferujących usługi z zakresu modelowania finansowego – w szczególności wycen przedsiębiorstw, wartości niematerialnych oraz instrumentów finansowych. Poza wycenami kluczowa działalność firmy obejmuje tworzenie modeli finansowych dla przedsiębiorstw w celach zarządczych lub dla realizowanych przez nie projektów, a także analizę danych finansowych i niefinansowych (profile zachowań zakupowych klientów, wartość klienta, racjonalność ponoszonych kosztów).